Что входит в документы по личному составу 2022 года
Содержание
- 1 Приказы по личному составу 2022: виды, образец заполнения
- 2 Состав и перечень документов в личном деле сотрудника: что входит
- 3 Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
- 4 Раздел 1
- 5 Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
- 6 Документы для личного дела работника и его формирование
- 7 Кадровое делопроизводство с нуля
- 8 Что входит в документы по личному составу 2022 года
Приказы по личному составу 2022: виды, образец заполнения
Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.
Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.
Состав и перечень документов в личном деле сотрудника: что входит
В личное дело не стоит включать копии документов с личными данными работника: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета. Считается, что это избыточные данные. Нужную информацию из них записывают, после чего возвращают работнику. Причем делать этого не нужно даже при получении от сотрудника разрешения об обработке персональных данных (см.. например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).
- документацию трудящегося, прямо относящуюся к его трудовой деятельности и предоставляемую самим работником по законодательству РФ;
- оформляемую нанимателем в обязательном порядке в процессе выполнения им должностных функций.
Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Раздел 1
Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда включают в себя документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении классных чинов, разрядов, званий и др., поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку работников. К ним относятся: организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения, трудовые договоры (служебные контракты).
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет*(3).
Приказы по кадрам и основной деятельности в компании
— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивные дело»
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.
Документы для личного дела работника и его формирование
Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.
Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.
Кадровое делопроизводство с нуля
Приказ о переводе работников на другую работу (форма Т-5а) (Пример 2.16). Приказ о переводе на другую работу содержит: фамилию, имя, отчество работника; вид перевода; наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) — на прежнем месте работы; причину перевода; наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку — на новом месте работы.
Согласно Типовому перечню приказы (распоряжения) по личному составу, в свою очередь, также подразделяются на два массива: со сроками хранения 75 лет и 5 лет. Типовой перечень определяет состав приказов (распоряжений), относящихся ко второй группе: приказы (распоряжения) о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Именно они и имеют срок хранения «5 лет». Все остальные приказы (распоряжения) по личному составу имеют срок хранения «75 лет ЭПК» и, соответственно, должны выделяться в отдельную группу. В связи с этим возникает вопрос: какие именно приказы (распоряжения) относятся к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет?
Что входит в документы по личному составу 2022 года
Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:
Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).
18 Июн 2021 uristklin 151
