Главная / Трудовое право / Для Подтверждения Подотчетных Расходов По Наличной Оплате За Товары Услуги Требуется Предоставлять Кассовые Чеки

Для Подтверждения Подотчетных Расходов По Наличной Оплате За Товары Услуги Требуется Предоставлять Кассовые Чеки

Содержание

1 Какие чеки приложить к авансовому отчету
2 Как сейчас подтверждать подотчетные расходы
3 Возможно ли подтверждение расходов чеком ККТ
4 Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году
5 Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
6 Выдача денег под отчет и онлайн-касса
7 Чек с признаком расход при оплате подотчетным лицом за товар, при оплате физическому лицу за выполненные работы (услуги)

Да, эти разъяснения касаются порядка подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли. Но здесь важен сам факт, что на уровне финансового ведомства впервые высказано мнение о том, что подотчетные лица и организации не должны быть заложниками неприменения контрагентами ККТ или несоблюдения ими норм закона при оформлении соответствующих документов для покупателей. Данная позиция Минфина может стать аргументом для учреждения в спорах с проверяющими.

В таком случае окончательное решение о возмещении расходов – за руководителем учреждения. Безусловно, принять оформленные с нарушениями документы – это риск того, что при проверке ревизоры могут признать нарушение и даже оштрафовать за искажения отчетности.

Может случиться так, что приложенные к авансовому отчету сотрудника документы об оплате оформлены с нарушениями. Например, в кассовом чеке или БСО не хватает обязательных реквизитов. Или вместо чека вашему сотруднику ИП – продавец выдал товарный чек, мотивируя тем, что он применяет ЕНВД, но в рамках внутреннего контроля вы установили, что это не так.

Однако для того чтобы свести к минимуму возможные негативные последствия, следует детально разъяснять подотчетным лицам, как должны быть оформлены документы, которые они должны получить от продавца при хозяйственных закупках или в гостинице, находясь в командировке.

В настоящее время выдавать кассовые чеки или БСО, отвечающие требованиям Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», обязаны, как правило, все организации и ИП при осуществлении расчетов за оказанные услуги. Конечно, есть исключения – они также оговорены законодательством, но в данном случае речь не о них (письмо Минфина России от 26 сентября 2022 г. № 03-03-06/1/74132).

Какие чеки приложить к авансовому отчету

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2022 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2022 (ред. от 29.08.2022). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ можно работать:

Ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности кассовых чеков.

Таким образом, кассовый чек подтверждает факт расчетов и не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не наличием первичного документа (письма Минфина РФ от 26.11.2022 № 03-03-06/1/91715, от 30.09.2022 № 03-03-07/74934, от 30.04.2022 № 03-03-06/1/32212). В то же время если кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может быть документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (Письмо Минфина РФ от 18.02.2022 № 03-03-06/1/10344).

Из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ[1] следует, что кассовым чеком является первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ. Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать кассовый чек, приведен в п. 1 ст. 4.7 указанного закона.

при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

Вместе с тем в письме ФНС России от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@ “О документальном подтверждении расходов в целях налогообложения” обращено внимание, что Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как “наименование должности” и “подпись” лиц, совершивших хозяйственную операцию (письмо относилось к периоду действия Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 № 745).

Согласно ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ (в редакции Закона № 290-ФЗ) кассовый чек – это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники. Это понятие используется для целей Закона № 54-ФЗ (абзац первый ст. 1.1 Закона № 4-ФЗ).

На основании приходного ордера или акта о приемке материалов заполняется карточка учета материалов (форма может быть разработана на основе унифицированной формы № М-17). Все унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Учитывая это, налоговые органы пояснили, что при осуществлении расчетов чек ККТ выдается не организации, а физическому лицу – сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов, подтверждающих факт оплаты – чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру. Поэтому налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

В настоящее время такой реквизит, как должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту), в перечне реквизитов, установленных ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ, содержится. Однако подписи лиц по-прежнему не предусмотрено. Поэтому разъяснения чиновников не потеряли своей актуальности. Как указано в вопросе, товарные чеки в ряде случаев отсутствуют. Вместе с тем первичным документом, сопровождающим кассовый чек, на наш взгляд, может выступать авансовый отчет.

Как сейчас подтверждать подотчетные расходы

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки. Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд. Благо Минфин это разрешает.

К 01.07.2022 фактически окончилось повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перешли те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона теперь бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом. Сейчас к авансовому отчету они должны прилагать либо чек ККТ, либо БСО, сформированный автоматизированной системой — аналогом онлайн-кассы. И никаких больше заполненных от руки бланков или распечаток из компьютера.

Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты не так давно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена. Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя. Рассчитывайте только на силу слова.

Как регистрировать для целей НДС в книге покупок электронные билеты на самолет или поезд, приобретенные командированным работникам: кого указывать продавцом, как отражать наименование перевозчика на иностранном языке? Разъяснения эксперта по данному вопросу смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить онлайн бесплатно.

Подотчетные расходы есть почти у каждой организации. И они всегда попадают в круг особого внимания налоговиков. Знаете почему? Потому что к ним некоторым образом причастны лица за пределами бухгалтерии — ваши подотчетники, у которых нет такого трепетного отношения к документам, как у вас. А ваши возможности на них повлиять ограничены. Ну принес подотчетник документы с огрехами, заменить или исправить их возможности нет. Разве вы не примете расходы? Примете, конечно. И хорошо, если таких расходов немного и они несущественны. А если наоборот?

Вам будет интересно ==> Бух проводка пени по ндфл 2022 казен учрежд

Возможно ли подтверждение расходов чеком ККТ

Но, по нашему мнению, пользователь ККТ может самостоятельно ввести эту подпись в чек как дополнительный реквизит [7] . Хотя и отсутствие такой подписи не должно быть формальной причиной для признания чека ККТ первичным документом, который может подтверждать расходы.

используемых для операций по производству и (или) реализации (а также передаче, выполнению, оказанию для собственных нужд) товаров (работ, услуг), не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения);
используемых для операций по производству и (или) реализации товаров, местом реализации которых не признается территория РФ;
используемых для операций по реализации работ (услуг), предусмотренных ст. 149 НК РФ, местом реализации которых не признается территория РФ;
лицами, не являющимися плательщиками НДС либо освобожденными от исполнения обязанностей плательщика по исчислению и уплате этого налога;
для производства и (или) реализации (передачи) товаров (работ, услуг), операции по реализации (передаче) которых не признаются реализацией товаров (работ, услуг) в соответствии с п. 2 ст. 146 НК РФ, если иное не установлено гл. 21 НК РФ.

Кроме того, надо иметь в виду, что согласно п. 19 ст. 270 НК РФ при определении базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы в виде сумм налогов, предъявленных в соответствии с НК РФ налогоплательщиком покупателю (приобретателю) товаров (работ, услуг, имущественных прав), если иное не предусмотрено НК РФ.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно ст. 1.1 Закона о ККТ [2] кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.

Однако организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками ЕНВД), для отдельных видов деятельности, не подпадающих под действие пунктов 2 и 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ, при осуществлении деятельности, установленной пунктом 2 статьи 346.26 НК РФ, могут не применять контрольно-кассовую технику при получении наличных денег, если по требованию покупателя выдают документ, содержащий следующие сведения:

Обращаем внимание, в общем случае согласно пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон № 54-ФЗ) при получении наличных денежных средств в т. ч. и за оказание услуг организациями и индивидуальными предпринимателями, обязательно применение контрольно-кассовой техники, включенной в государственный реестр.

При оказании услуги оформляется первичный документ – двусторонний акт, свидетельствующий об оказании оговоренного объема услуг (услуга не имеет материально-вещественного воплощения, соответственно подтвердить факт оказания услуги в объеме, предусмотренном договором, и по установленной цене следует актом). Документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

По нормам гражданского законодательства (гл. 28 части первой ГК РФ) договор считается заключенным, если одна сторона сделала предложение, а другая сторона совершила действие по исполнению указанных в этом предложении условий (такие как отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. п.).

Обращаем внимание, что согласно пункту 6 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов», действующему в настоящее время, наличные расчеты в валюте РФ между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Говоря иными словами, если сумма по договору между вашей организацией и контрагентом превышает 100 000 рублей, то все расчеты по договору должны производиться в безналичном порядке.

Да, можно. Это не будет считаться нарушением и не повлечет никаких штрафов. По действующим правилам наличие у работника задолженности по выданным организацией подотчетным средствам не является препятствием для выдачи ему под отчет новых денег. Поэтому деньги могут выдаваться работнику без представления авансового отчета по ранее полученным средствам (указание ЦБ РФ от 19.06.2022 № 4416-У).

Да, может. Расходы организаций, учитываемые при налогообложении прибыли, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Сам по себе чек подтверждает только факт несения расходов, а их обоснованность подтверждается дополнительными документами (в том числе авансовыми отчетами).

Да, это возможно. В настоящее время ряд организаций и ИП освобождены от обязанности применять ККТ при расчетах с клиентами (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Соответственно, вместо кассовых чеков в целях подтверждения расчетов они выдают покупателям другие документы. В частности, товарные чеки и квитанции.

наименование документа, дата его составления и порядковый номер;
наименование товаров, работ, услуг, их количество и цена;
наименование продавца и его ИНН;
применяемая при расчете система налогообложения;
признак расчета;
сумма и форма расчета;
ФИО, должность и подпись лица, выдавшего товарный чек.

наименование покупателя (наименование организации, ФИО предпринимателя);
ИНН покупателя (клиента);
сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
сумма акциза (если применимо);
регистрационный номер таможенной декларации (если применимо).

Такой же вывод делают и представители налоговых органов. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007 выражена позиция, что чеки ККТ могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), в том случае, если на выдаваемом покупателю чеке содержится перечень приобретаемых товаров. В случае отсутствия в чеке такого перечня наличия одного чека ККТ для поставленной цели недостаточно. В этом случае покупателю выписывается товарный чек с указанием в нем названия организации (индивидуального предпринимателя), наименования и сорта (артикула) изделия, цены, даты продажи и фамилии продавца (смотрите также письма УФНС России по г. Москве от 26.06.2006 № 20-12/56636@, от 26.04.2011 № 17-15/041152, от 26.06.2006 № 20-12/56636@, УМНС России по г. Москве от 06.10.2004 № 26-12/64015).

Далее при использовании приобретенных ТМЦ в деятельности организации производится их отпуск. Согласно п. 100 Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы № М-8), требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы № М-11), накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы № М-15). Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

В свою очередь, частью 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Авансовый отчет нужно принять к бухгалтерскому учету, а указанную в нем сумму учесть в расчетах с подотчетным лицом (возместить ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены. Квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) и передаточные документы поставщика (накладные, акты приема-передачи и пр.) подтверждают факт расходования денег подотчетным лицом на их приобретение.

К авансовому отчету также нужно приложить первичные документы на приобретение товаров (работ, услуг), содержащие обязательные реквизиты. Если аванс был получен для приобретения товарно-материальных ценностей, то нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, товарные чеки и т.п.). К авансовому отчету достаточно приложить копии этих документов, если оригиналы переданы на склад организации (ИП).

В налоговом учете ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, товарных чеков или накладных, а также документов, подтверждающих факт оплаты (Письмо Минфина России от 14.10.2022 N 03-03-06/1/78500).

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

Вам будет интересно ==> 228 статья ук рф 2022 с марта последние изминения

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

Снизить риски поможет планомерная работа с сотрудниками — выдайте им памятки с напоминанием о сроках отчетов по подотчетным суммам и перечнями документов, прилагаемых к авансовым отчетам для разных ситуаций, разработайте шаблоны заявлений на выдачу денег, проводите обучение сотрудников по подотчетным правилам.

служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Деньги выдаются согласно распорядительного документа . При этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Задолженность по подотчетным суммам не является для физлица экономической выгодой и не относится к его доходу (определение ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205). Если подотчетные суммы не израсходованы работником, либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физлица перед организацией и подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012).

Законодательством срок, который дается работодателю для возмещения расходов работника , связанных со служебной командировкой последнего, не установлен. Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.

И это лишь некоторые ситуации, а их бездонное море:
авансы, командировки, поездки, ГСМ, суточные, представительские, НДС-вычет и др.
Приглашаем разобрать самые каверзные вопросы
и систематизировать ваши знания на нашем семинаре!
31 октября 2022 года
Расчеты с подотчетными лицами

Компенсируем командировочные расходы:

Новые требования к документации по командировкам: счета из отелей, ресторанов, за такси, страховые полисы, документы по оплате парковок и т. п. — в связи с новыми требованиями законодательства о применении ККТ.
Устанавливаем размеры компенсаций локальным актом. Какие расходы не удастся обосновать? Требуем от работника верного документального подтверждения расходов. Нужно ли переводить документы на иностранных языках на русский? Что делать бухгалтеру при отсутствии документального подтверждения расходов?
Расходы на проезд:
- Новые требования к посадочным талонам — как жить с появлением электронных посадочных?
- Как оформляются и списываются расходы на проезд на такси?
- Возможно ли списание дополнительных затрат при обмене билетов?
- Что делать, если даты в билетах не совпадают с датами в приказе на командировку, если работник берет себе «пару дней погулять» по месту командирования или уезжает из командировки прямиком в отпуск?
- Как учесть расходы на проезд в командировку на личном транспорте, аренду авто по месту поездки?
- Особенности вычета НДС со стоимости документов на проезд. Приглядываемся к сервисным услугам. Обращаем внимание на совершенно новые требования к БСО с 01.07.2022. Не упускаем особые сроки для вычета НДС по билетам.
Расходы на проживание и бронирование номеров:
- Как должен выглядеть счет из отеля в России и за рубежом? На какие документы от отеля можно рассчитывать, если номер был забронирован через сайт посредника (booking.com и др.)? Нужны ли в счете отеля выписка с карты работника об оплате проживания или чек?
- Какие сопутствующие расходы можно оставить в счете?
- Что делать с расходами на питание, входящими в стоимость номера?
- Что делать, если счет из гостиницы выписан на двухместный номер, а проживал один работник?
- Как оформить и списать затраты на проживание а частном секторе?
Суточные:
- Можно ли не выплачивать суточные?
- Выплачивать ли компенсации за однодневные и пригородные командировки?
- Как оптимизировать суточные для целей налогообложения и расчетов с работниками?
Дополнительные расходы на командировку (оформление визы и паспорта, страховка, оплата за сверхнормативный багаж, сборы за проезд, плата за выбор места при регистрации на рейс и др.).

Есть вопросы по особенностям документального подтверждения расходов в нетривиальных случаях? Приходите к нам на семинар, где опытный лектор раскроет вам все секреты: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на AliExpress (о времени проведения семинара и его программе расскажем далее).

при получении чека обращать внимание на наличие в нем QR-кода ─ в чеке нового образца он обязателен (Федеральный закон от 03.07.2022 N 192-ФЗ);
при покупке товаров проверить, как их наименования отражены в кассовом чеке ─ они должны быть приведены полностью, а не обезличены: только продавцы-спецрежимники могут до 01.02.2022 пробивать чек без указания наименования товара (п. 17 Федерального закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ);
как поступать, когда в магазине чек не выдают (скажем сразу: если продавец не выполняет требования кассового законодательства, с ним лучше дела не иметь);
и другие полезные подсказки.

1 — нет. Онлайн-чек не требуется, подойдет любой другой документ, например, квитанция к приходному ордеру (Письмо ФНС от 10.07.2022 N ЕД-4-20/13478). 2 ─ да. Запрета на выдачу подотчетных сумм сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам, в действующей редакции п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У нет. 3 ─ нет. Если компания учитывает такие расходы при расчете налога на прибыль, налоговики требуют в такой ситуации оформленную водителем такси квитанцию с его подписью и распечатанный из приложения маршрут поездки (Письмо Минфина РФ от 12.09.2022 N 03-03-06/1/65357). 4 ─ ноль рублей. Под отчет можно выдавать деньги только штатным сотрудникам и исполнителям по договору ГПХ (п. 5 и п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). 5 ─ да. В ситуации, когда билет и талон с отметкой досмотре не может быть представлен, компания вправе обосновать потребление услуги авиаперевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенного авиабилета (Письмо Минфина РФ от 28.02.2022 N 03-03-05/12957).

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Наше подотчетное лицо получает денежные средства из кассы, либо безналичным путем. Затем это подотчетное лицо отправляется в магазин и покупает товары (материалы) у другой организации. Должен ли быть пробит кассовый чек нашей организацией, как покупателем таких товаров (материалов) у другой организации с признаком «расход». Ведь если читать статью 1.1 54-ФЗ от 22.05.2003 г., то «расчеты – прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа, за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги …»? Обязывает ли такая выплата денежных средств за приобретаемые нами товары (материалы) у поставщика пробивать чек подотчетным лицом с признаком «расход».
Наша компания выплачивает денежные средства в безналичном порядке физическому лицу по гражданско-правовому договору за оказанные им услуги. Должен ли быть пробит кассовый чек нашей организацией с признаком «расход» в данном случае в момент перечисления вознаграждения физическому лицу?
Наша компания выплачивает денежные средства физическому лицу за аренду автомобиля без экипажа. Денежные средства переводятся с расчетного счета организации на карту физического лица. Должен ли быть пробит кассовый чек нашей организацией с признаком «расход» в данном случае и если должен, то в какой момент?

И что же получается? Прочитав текст можно понять, что все-таки при покупке товара, материала, подотчетным лицом, а также при оплате услуги физического лица по договору ГПХ или за аренду автомобиля необходимо иметь кассовый аппарат и пробить кассовый чек с признаком «расход»?

Началось все с прочитанного нами интервью с Куковской Юлией Александровной, советником государственной гражданской службы РФ 2 класса. По ее утверждениям, по крайней мере, так следовало из текста, можно было решить, что на любые выплаты организации за товары (работы, услуги) необходимо пробивать кассовый чек покупателем. Как же так? А если это подотчетное лицо уехало в командировку и возникла необходимость приобрести товары или материалы для офиса, нужно пробивать кассовый чек и соответственно брать с собой кассовый аппарат? А если мы выплачиваем вознаграждение физическому лицу по договору ГПХ (гражданско-правового характера), нужно пробивать кассовый чек? Никаких разъяснений и пояснений по этому поводу мы нигде не нашли.

Вам будет интересно ==> Где Взять Справку О Проживании Ребенка С Матерью В Суд Для Алиментов

Получается, судя по ответу на наш запрос, практически всем небольшим компаниям и ИП (индивидуальным предпринимателям), у которых нет выручки от физических лиц, но наверняка есть закупки товара подотчетными лицами или выплаты по договорам ГПХ, необходимо приобрести кассовый аппарат, тратить деньги на его обслуживание и сопровождение, а также своевременно пробивать кассовые чеки при вышеуказанных выплатах.

Действительно, в такой ситуации чек нужно выбить только на вторую часть оплаты. Ведь расчеты между индивидуальными предпринимателями, проведенные через банковский счет, кассовым чеком не оформляются. Однако указывать в чеке «доплата по накладной» неправильно.

Но в данном случае средства были переведены с банковского счета (карты) на счет юрлица. Поэтому можно не выбивать чек до 1 июля 2022 года. Дело в том, что в прежней редакции закона 54-ФЗ такая операция не попадала под применение ККТ, поэтому до указанной даты действует отсрочка.

Закон 54-ФЗ не предусматривает особого порядка регистрации запасной ККТ. С точки зрения ФНС, это будет такая же касса, как и прочие. Однако зарегистрирована она должна быть на тот адрес, где будет применяться. Поэтому если указать при регистрации адрес магазина № 1, а потом переместить кассу в магазин № 2, то потребуется ее перерегистрировать.

Нет, не нужно. Действует тот же принцип: неважно, за кого оплата — важно, кто платит и каким способом. В данном случае расчет производится между юрлицами и/или ИП через банковские счета (средство платежа не предъявляется), поэтому касса не применяется.

Блокировать кассу, которая после постановки на учет не используется, ФНС не имеет полномочий. Однако с момента регистрации начинается отсчет срока действия ключа фискального признака (13 или 36 месяцев). Когда он истечет, придется менять ФН даже в том случае, если касса не использовалась.

Выдача денег под отчет и онлайн-касса

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 ( ССЫЛКА ). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги». Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д. И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е. подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2022 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА .

Все эти виды операций признаются ст. 1.1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ. Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Чек с признаком расход при оплате подотчетным лицом за товар, при оплате физическому лицу за выполненные работы (услуги)

Наше подотчетное лицо получает денежные средства из кассы, либо безналичным путем. Затем это подотчетное лицо отправляется в магазин и покупает товары (материалы) у другой организации. Должен ли быть пробит кассовый чек нашей организацией, как покупателем таких товаров (материалов) у другой организации с признаком «расход». Ведь если читать статью 1.1 54-ФЗ от 22.05.2003 г., то «расчеты – прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа, за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги …»? Обязывает ли такая выплата денежных средств за приобретаемые нами товары (материалы) у поставщика пробивать чек подотчетным лицом с признаком «расход».
Наша компания выплачивает денежные средства в безналичном порядке физическому лицу по гражданско-правовому договору за оказанные им услуги. Должен ли быть пробит кассовый чек нашей организацией с признаком «расход» в данном случае в момент перечисления вознаграждения физическому лицу?
Наша компания выплачивает денежные средства физическому лицу за аренду автомобиля без экипажа. Денежные средства переводятся с расчетного счета организации на карту физического лица. Должен ли быть пробит кассовый чек нашей организацией с признаком «расход» в данном случае и если должен, то в какой момент?

02 Мар 2022 uristklin 63