Положение о печатях и факсимиле образец 2022 года
Содержание
Для каких документов можно применять факсимильную подпись
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Позиция контролирующих органов по этому вопросу неоднократно изложена и заключается в том. Что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах. Не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур. В качестве примеров можно привести письма ФНС России МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@, от 19.10.2005 № ММ-6-03/886@ и Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.
Налоговой кодекс РФ прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счете-фактуре, но и прямого запрета на нее не содержит. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи. В, том числе, если это предусмотрено соглашением сторон.
Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.
Так, в унифицированной форме нет таких данных о предприятии или ИП, как КПП и ИНН, коды ОКВЭД и ОКПО, другой важной информации. Если банк примет решение предоставлять своим клиентам лично разработанные карточки, он имеет право кроме необходимых сведений об образцах подписей внести и поля для заполнения других.
Положение О Печатях И Факсимиле Образец 2022 Года
Несмотря на то что законодатель допускает возможность начала трудовых правоотношений через фактическое допущение к работе служащего, в то время как трудовой контракт с ним еще не подписан, этот момент никак не связан с использованием факсимильной подписи. Иными словами, эти правоотношения возникли бы и без проставления факсимиле на трудовом соглашении, и соответственно, его использование не будет иметь никакого юридического значения при заключении договора и его заверении.
Арбитражный процессуальный кодекс2 тоже допускает представление факсимиле в качестве доказательства воли стороны: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п.
17. Печати и штампы изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации , нормативных правовых актов МВД России, факсимиле — в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.
16. Подразделения системы МВД России, которым предоставлено право пользования учрежденными в установленном порядке знаками (символикой), отражающими специфику их деятельности, могут изготавливать и пользоваться печатями с изображением соответствующего знака (символики) в порядке, установленном законодательными либо иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.
В данном вопросе мнения финансистов и Фемиды сошлись: проставлять в счета-фактуры подпись посредством факсимиле не допускается.
По мнению контролирующих органов, использование факсимиле при подписании счетов-фактур является нарушением правил оформления данного документа, и такие счета-фактуры не дают права на вычет НДС 6 .
Руководителю организации необходимо самостоятельно решить вопрос об использовании своей факсимильной подписи в документообороте компании. В случае если руководитель примет решение в пользу факсимиле, то оно должно быть отражено в локальных нормативных актах организации путём издания соответствующего приказа. Такой приказ составляется в произвольной форме.
- на платежных и иных документах, содержащих финансовые сведения: платежных накладных, счетах-фактурах, налоговых декларациях;
- на любых доверенностях, в том числе от имени юридического лица;
- на трудовых книжках, договорах, приказах;
- в кассовой книге и на расходных ордерах.
- на страховых и медицинских полисах;
- почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
- служебных удостоверениях;
- приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
- патентах;
- свидетельствах о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- договорах и дополнениях к ним, если такая возможность прописана в соглашении сторон.
Факсимиле – экономия времени или риск
На заявлениях, подаваемых физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления, также не могут быть проставлены факсимильные подписи. Например, в Административном регламенте администрации города Чебоксары по предоставлению муниципальной услуги «Выдача заверенных копий документов» (утвержден постановлением администрации города Чебоксары от 19.12.2007 г. № 296) указано, что при подготовке заявления, представляемого в отдел по работе с обращениями граждан администрации города Чебоксары или отдел делопроизводства администрации города Чебоксары, не допускается применение факсимильных подписей.
При этом действовать в рамках закона возможно, руководствуясь общепринятым принципом «все, что не запрещено – разрешено», не допуская расширительного толкования правовых норм. В данном случае в нормативно-правовых актах зачастую дается прямое указание на содержание в документе личных подписей ответственных лиц.
Как написать приказ о предоставлении права подписи
Оформление карточки с образцами подписей и оттиска печати в подавляющем большинстве случаев происходит тогда, когда организация открывает расчетный счет в банке. Карточка заполняется любыми предприятиями, независимо от их организационно-правового статуса и формы собственности.
- Наименование – «Доверенность».
- Дата составления.
- Место составления.
- Данные доверителя:
-
фамилия, имя, отчество;
- паспортные данные;
- дата и место рождения;
- адрес проживания.
- Данные доверяемого лица, аналогично данным лица, дающего доверенность.
- Перечень полномочий, которые доверяются. Необходимо точно и подробно описать действия, которые может совершить доверяемое лицо. Чтобы у банка не возникло сомнений в объеме полномочий лица, предъявившего такую доверенность.
- Срок, на который она выдается.
Если в доверенности не указан срок, то она действует в течение года с момента ее составления. - Подпись доверяющего лица.
буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати. На рисунке 1 запись «2Д-II» означает, что оттиск произведен вторым дубликатом второй печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
3.6. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
- письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
- почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
- копии различных официальных бумаг;
- квитанция по аккредитиву;
- кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
- документы по учету сырья и материалов;
- ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
- ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
- акт приемки или передачи работ и услуг;
- удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
- наградные удостоверения;
- различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
- свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- полисы обязательного медицинского страхования.
Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).
Компании иногда применяют факсимильную подпись, когда подписывают первичные учетные документы, которые потом представляют в налоговые органы. Как правило, налоговики заявляют, что закон не предусматривает возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. В документах бухгалтерского учета должны быть личные подписи.
Суды поддержали практику применения факсимиле. Длительное и осознанное использование факсимиле стороной применительно к пункту 2 статьи 10 и пункту 4 статьи 1 ГК о добросовестном поведении лишает ее права ссылаться на неправомерность этого реквизита, нанесение которого на документ было в сфере ее контроля.
Факсимиле на первичных документах 2022
Каких-либо иных требований сверх того, о чем было сказано выше, упомянутый нами федеральный закон в отношении подписей на первичных документах не предъявляет. Ничего не говорится и о возможности применения факсимиле при заверении документов первичного учета, в частности, бланков строгой отчетности. Не говорится здесь и о необходимости проставления подписей собственноручно.
Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.
Указанные нормы законодательства о бухгалтерском учете, как и
законодательство о налогах и сборах, не предусматривают возможности
использования электрофотографического воспроизведения подписи
руководителя с помощью средств механического или иного копирования
при оформлении первичных документов, счетов-фактур, платежных
документов и других документов, имеющих финансовые последствия, что
влечёт отказ в применении налоговых вычетов при отступлении от
установленных правил.
Также по мнению Минфина России, факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций. Аналогичная позиция отражена в постановлении Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011.
- Бухгалтерский баланс
- Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)
- Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения
- Отчет о финансовых результатах
- Расчет по страховым взносам
- Платежная ведомость
- Приходный кассовый ордер
- Справка-подтверждение основного вида экономической деятельности
- Ф.И.О. и работников, имеющих право использовать факсимиле;
- образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
- действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
- период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
